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Qualité : Optimisation des procédures

Le 26/10/2021, modifié le 26/10/2021.

QUALITE : OPTIMISATION DES PROCEDURES

Sur un chantier de BTP classique :
  • 10% du chiffre d'affaires passe en reprise qualité
  • 30% des heures sur un chantier sont gaspillées
  • 35% du délai de réalisation peut être réduit (10% pour le G.O. & 50% pour les CES/CET)
  • Un compagnon marche 20% de son temps (7 à 12 km/jour), sur 9 mois cela représente un trajet Paris-Marseille aller-retour.
  • Un chef de chantier ou un conducteur de travaux est interrompu toutes les 6 minutes, en moyenne.
Ces chiffres sont issus d'étude de Lean Construction sur les chantiers de BTP,
mais lors de la réalisation de vos études, derrière vos écrans, comment de temps passer vous à reprendre les calculs parce que les valeurs initiales ont été modifiées ?


Combien de fois avez-vous entendu "Ce n'est pas le bon indice de plan" ?
Les 2 leviers principaux pour s'affranchir de ces problématiques sont :
  • Eliminer les gaspillages
  • Organiser son travail
"La clé de l'accélération, c'est de ralentir"
Êtes-vous tel un bûcheron surmené, trop occupé à abattre des arbres pour affûter votre hache ? Prenez le temps de vous arrêter et de réfléchir de manière critique à ce que vous faites et à la manière dont vous le faites.
Certaines réponses telles que "On a toujours fait comme ça" ou bien encore "C’est historique" sont interdites. Attention à l'empirisme, il est évidemment bon d'en croire son expérience, mais il ne faut pas appliquer un processus sans en connaitre les raisons principales.

Pour lutter contre cela, prenez un peu de recul sur vos habitudes et appliquez, par exemple, la méthode PDCA.
Cette méthode comporte quatre étapes, chacune entraînant l'autre, et vise à établir une spirale vertueuse. Sa mise en place doit permettre d'améliorer sans cesse la qualité de votre démarche :
  • Planifier (préparer, analyser les causes)
  • Développer (décider des solutions à déployer)
  • Contrôler (les résultats obtenus)
  • Ajuster (adapter les actions, réagir face aux difficultés)
Un système qualité et/ou d'audits réguliers est nécessaire afin d'éviter les régressions (on représente une cale sous la roue, qui empêche celle-ci de redescendre).

« La qualité, c’est de bien faire les choses quand personne ne regarde. » Henry Ford


Instaurez des procédures et standardisez-les. Vous créerez ainsi dans flux de travail.
L'optimisation de ces flux vous permettront de réduire la charge de travail, les conséquences de ces gains de temps sont immédiatement visibles :
  1. Économisez sur les coûts :
En rationalisant vos processus de travail, votre personnel passera moins de temps sur les tâches optimisées, vous réduirez ainsi les ressources nécessaires pour mener à bien les processus. Par conséquent, vous pourrez investir votre temps et votre argent sur d'autres sujets, de manière plus stratégique.
 
  1. Renforcer la productivité :
Si les employés prennent part à des processus de travail plus efficaces, ils peuvent mieux gérer leurs horaires, car ils auront une idée plus précise du temps nécessaire et de l'endroit où leur contribution est requise. Au lieu de perdre du temps à des tâches redondantes, ils peuvent se concentrer sur un travail de plus grande valeur et plus stratégique.
 
  1. Améliorer les communications :
L'optimisation des processus de travail améliore la communication, car les employés auront plus de temps pour collaborer et terminer leurs processus à temps. Ils ne s'enliseront pas dans des activités inutiles.
 
  1. Améliorer la gestion du temps :
Comme les processus de travail seront moins fastidieux, les employés peuvent améliorer leur gestion du temps, en donnant la priorité à leurs tâches les plus importantes.
 
  1. Atténuer les risques :
L'optimisation des processus de travail ouvre la voie à une plus grande transparence afin que les employés puissent détecter les erreurs plus rapidement. En outre, l'optimisation des processus de travail peut également contribuer à un meilleur respect des réglementations liées au secteur.

"Excepté quelques cas pathologiques graves, les gens deviennent fous quand ils essaient d'échapper à la routine." Paulo Coelho
 
 
 

ImaaGO vous accompagne dans votre restructuration

Vous devez déterminer quel problème a le plus d'effet sur la productivité et l'attaquer en premier.
Le problème le plus important n'est pas celui que vous souhaitez résoudre ou celui que vos utilisateurs souhaitent que vous résolviez, mais plutôt celui qui coûte le plus cher à votre entreprise en termes de productivité.


Evaluation / Etat des lieux

Dans les projets que nous menons pour nos clients, nous suivons une méthodologie de travail dont le but est de tendre vers toujours plus de pragmatisme, de praticité, de fonctionnalité et de résultats.
Nous nous efforçons de comprendre votre configuration telle qu'elle fonctionne, de fournir un examen de l'adéquation de la mise en œuvre du système et de proposer des recommandations pour des améliorations concrètes.

Nous pouvons mettre en place :
  • Un questionnaire élaboré pour donner un aperçu des principales composantes de la mise en œuvre.
  • Des rencontres avec chaque utilisateur pour comprendre l'expérience du système et l'utilisation du logiciel dans leur travail quotidien.
  • Une évaluation des données précédentes en fonction de 3 critères :
    • Une compréhension technique des capacités et du fonctionnement du logiciel
    • Les meilleures pratiques du secteur du bâtiment
    • Notre expérience significative pour développer une compréhension des forces et des faiblesses de la mise en œuvre.
 

Mise en place d'un cadre

Après l'évaluation décrite précédemment, des recommandations sont fournies détaillant les améliorations potentielles et les améliorations qui peuvent être mises en œuvre pour optimiser les utilisations du logiciel. Elles couvrent un large éventail, allant potentiellement de l'organisation de l'espace de travail et des ressources supplémentaires à des considérations avec des améliorations de flux de travail ou de processus et la formation des utilisateurs.

Uniformisation des travaux internes

Avant même de parler d'optimisation de procédures, est-ce que toute votre équipe travaille de la même manière. Avez-vous un programme de formation des utilisateurs ? Avez-vous des supports de formation que les utilisateurs peuvent consulter par eux-mêmes ? Formez-vous vos utilisateurs au bon usage des procédures et normes de l'entreprise ?
Toutes les réponses négatives révèlent que les utilisateurs sont autorisés à faire ce qu'ils veulent ou manque de compréhension sur le logiciel ou le respect des normes.
Ces travaux d'uniformisation se traduisent par la mise en place d'une charte graphique pour les logiciels de CAO / DAO, ou alors par des modèles ou gabarits pour les tableurs ou feuille de calculs.

Elaboration de gabarits

L'utilisation de gabarits vous permet d'éviter de répéter sans cesse les mêmes opérations et vous aide à préserver l'homogénéité de vos documents.
C'est un passage obligatoire si veut normaliser ses procédures.
 

Amélioration des procédures CAO/DAO, Tableur, BIM

EXCEL / VBA

Excel est devenu aujourd'hui un logiciel indispensable en entreprise, ce formidable outil permet de poser, lire et résoudre beaucoup de problème. Grâce à sa palette de fonction complète, les limites d'Excel sont difficiles à atteindre.
Le VBA (Visual Basic) est le langage de programmation attitré à Excel, et il va permettre de repousser ces limites, en automatisant certaines tâches fastidieuses et répétitives.
Avant de vouloir un outil personnalisé sur VBA, il faut d'abord maîtriser le tableur avec ses fonctions natives. Assurez-vous d'avoir des notions dans les différents thèmes pour résoudre les problématiques de manière classique., cela sera sûrement plus efficace.
Toutefois, si vous maitriser Excel et que vous souhaiter passer au VBA, ImaaGO vous accompagne avec des formations personnalisées ou la création d'outil sur-mesure.

LISP AUTOCAD

De manière analogue à Excel, il est inutile de chercher des programmes personnalisés si on ne maîtrise pas les fonctions natives du logiciel. En revanche, vous vous souhaitez pousser votre connaissance du logiciel CAO le plus populaire du marché, il faut nécessairement apprendre le langage Lisp.
Lisp est idéalement adapté à l’interaction non structurée qui caractérise le processus de conception. Contrairement aux langages de programmation tels que C et FORTRAN (à l'époque), qui obligent à organiser un problème entièrement avant de programmer, Lisp encourage l’exploration d’approches différentes pour un problème de façon interactive, exactement comme la CAO le permet à un concepteur. (Extrait de : http://www.fourmilab.ch/autofile/www/chapter2_35.html)
Aucun autre langage majeur de programmation ne peut manipuler facilement les types d’objets que l’on travaille avec la CAO. Par opposition à la programmation numérique, la CAO travaille en permanence sur les collections d’objets hétérogènes de taille variable. Lisp excelle à cela.
Parce que l’application Lisp d’Autodesk est totalement interactive et fournit des mécanismes de débogage en ligne, Lisp est parmi les langages les plus faciles à maîtriser. Parce que la réponse à tous les changements sont immédiats, les programmes peuvent être testés aussi facilement qu’avec un interpréteur BASIC interactif.

REVIT

A l'heure où le monde du bâtiment se numérise, des outils tel que Revit se démocratise de plus en plus. Même si le logiciel reste relativement accessible, il apporte des bénéfices mais supprime des libertés. Il faut mettre en place l'évolution des habitudes CAO vers le BIM. Lorsqu'on parle de BIM, il ne s'agit pas seulement de la maquette numérique…
Formations, conseils, bon réflexes… ImaaGO vous renseigne sur toutes les subtilités de cet indispensable du BTP.

Dynamo

Dynamo est un logiciel de programmation visuelle lié à Autodesk Revit. La programmation visuelle permet à n'importe quel utilisateur créer des procédures sans écrire une seule ligne de code.
Dynamo a l'avantage de pouvoir se connecter à Microsoft (Excel notamment), ce qui permettra de traiter les données directement sur un tableur.
Etant donné que c'est un logiciel en open source, c’est-à-dire que chacun peut apporter sa contribution aux évolutions du produit, il existe un nombre incalculable de bibliothèques personnalisées, elles sont régulièrement mises à jour et nécessitent parfois une attention particulière.
Dynamo ne requiert aucune compétence de développeur informatique, mais si toutefois vous maîtrisez Python (langage orienté objet), il vous sera possible de composer vos propres nœuds personnalisés.
Il existe un certain nombre de programme qui devrait vous faciliter

 

ImaaGO met à votre disposition son expérience dans la création d'outils spécifiques pour vous apporter la solution qui vous convient, en cohérence avec votre situation actuelle ou vos projets à venir. Que ce soit une optimisation de votre configuration CAO logicielle ou le déploiement de procédures ou développements nécessaires pour automatiser au maximum vos tâches et gagner ainsi en productivité.
ImaaGO peut également former toute votre équipe afin de profiter des dernières évolutions logicielles et d'exploiter au maximum vos capacités. Si vous avez besoin de conseils ponctuels, nos spécialistes répondent à vos questions et vous dépannent.
« Si vous trouvez que l’éducation coûte cher, essayez l’ignorance ! » Abraham Lincoln

Conclusion

Votre transition numérique, vos processus qualités, votre efficacité et votre rentabilité passe peut-être par une restructuration.
Renforcez vos équipes avec des moyens faciles à déployer.
Diminuez vos temps d'exécution.
Augmentez votre marge.
Améliorez vos communications avec les autres services.


« La maîtrise de la qualité commence par la formation et se termine par la formation. » Kaoru Ishikawa


J’organise mes chantiers BTP en toute tranquillité avec ImaaGO.

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